Das Sonnensystem
23.07.2010: Die Methode ist eine Methode des Projektmanagement-Prozesses. Sie sollte nach dem SMART und vor dem Maßnahmenplan angewandt werden. Aufgabengebiete werden strukturiert und Verantwortlichkeiten klar zugeteilt. Das Resultat (das gezeichnete Sonnensystem) begleitet das Organisationteam während der gesamten Arbeit.
Zielsetzung
Überblick über Verantwortlichkeiten der Team-Mitglieder. Das Sonnensystem verschafft eine Gesamtsicht auf die unterschiedlichen Aspekte des Projekts, die stets erweitert werden. Es „wächst“ also mit dem Prozess.
Durchführung
Eine Person moderiert den Prozess. In die Mitte des Plakates malt sie einen runden Kreis. In diesen Kreis schreibt sie mit schwarzem Marker den Namen des Projekts (bspw. „Sommer- fest“) und in einer zweiten Farbe (rot) den Namen einer Person, die für die Gesamtkoordination zuständig ist. Von diesem Kreis aus zeichnet ihr Strahlen, die das Blatt in unterschiedliche (bspw. fünf) Bereiche teilen. In jeden dieser Bereiche kommt wiederum ein Kreis, und in jeden dieser Kreise schreibt sie einen Unterbereich des Projekts und eine Verantwortlichkeit (letztere wieder in rot), bspw. „Geld - Ayse“, „Bühnenprogramm - Moritz“. Um diese Kreise herum schreibt ihr dann alle Aufgaben, die in diesen Bereich fallen (bspw. bei Geld: „Förderverein fragen“ und „Schulleitung fragen“). Während der Planung bis zur Durchführung bleibt das Plakat an der Wand hängen und die jeweiligen Zuständigen können in ihrem Bereich abhaken, was bereits erledigt ist und neue Aufgaben hinzufügen, wenn sie anfallen. So behalten auch alle anderen den Überblick über die Bereiche und darüber, wer gerade sehr viel und wer eher wenig zu tun hat.
Chancen und Risiken
Die Methode eignet sich sehr gut, um Überblick über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu schaffen. Ein Sonnensystem ist aber noch keine Garantie, dass die Arbeitsaufträge auch erledigt werden. Diese sollten unbedingt in einen Maßnahmenplan übernommen werden. Wichtig ist auch, dass mit dem Plan und dem Sonnensystem weitergearbeitet wird. Hängt das Plakat deshalb an einer für alle zugänglichen Stelle auf!